Регулярни задачи

Регулярните задачи са шаблони, които автоматично генерират единични задачи за всеки клиент — всеки месец, тримесечие или година.

Какво са регулярните задачи

Представете си регулярна задача като правило: „Всеки месец, до 14-то число, ДДС декларация за всеки ДДС-регистриран клиент." DISA прилага това правило автоматично — всяка нова задача се генерира навреме, назначена на правилния счетоводител, с правилния срок.

Трите основни типа регулярни задачи:

Създаване на регулярна задача

Достъпно за Администратор и Мениджър.

1. 1
   Отворете „Регулярни задачи" от лявото меню

   Дашбордът показва всички активни регулярни задачи, групирани по честота.

2. 2
   Кликнете „+ Нова регулярна задача"

   Отваря се модален прозорец с три табa: Месечна / Тримесечна / Годишна.

3. 3
   Изберете тип и попълнете детайлите

   Въведете наименование, описание и настройте срока (вижте раздел „Честота и срокове" по-долу).

4. 4
   Запазете задачата

   Задачата е създадена, но все още няма клиенти. Добавете ги в следващата стъпка.

Честота и срокове

Как се изчислява срокът

Срокът на всяка задача се изчислява автоматично от две настройки:

• Месец на падежа — кой месец от периода е срокът (само за тримесечни и годишни задачи)
• Ден на падежа — кой ден от месеца

Пример: Месечна ДДС декларация с ден 14 → за януари срокът е 14.01, за февруари — 14.02 и т.н.

Задача за предходния период

Включете опцията „За предходния период", ако задачата се изпълнява за данни от изминалия период. Пример: ДДС декларацията за януари се подава до 14 февруари — задачата се генерира на 1 февруари, но показва „Януари" като период.

Срок в почивен ден

Ако падежът попада в събота или неделя, системата може автоматично да го премести на следващия понеделник. Настройва се с опцията „Срок в почивен ден" при създаване или редактиране.

Дни за предупреждение

Полето „Дни за предупреждение" определя колко дни преди падежа картата на дашборда да показва предупредителен сигнал (жълт бордюр и иконка). Полезно за задачи с дълъг срок за подготовка.

Добавяне на клиенти към задача

Регулярната задача сама по себе си е само шаблон. Задачите за клиентите се генерират, когато добавите клиенти към конфигурацията.

1. 1
   Отворете регулярната задача → раздел „Клиенти"

   Списъкът показва всички клиенти, за които вече се генерират задачи.

2. 2
   Кликнете „+ Добавяне на клиенти"

   Изберете един или повече клиенти от списъка. Назначете изпълнител за всеки (или общ изпълнител за всички).

3. 3
   Потвърдете

   Задачите за текущия период се генерират незабавно. За следващите периоди — автоматично всяка нощ.

Дашборд

Дашбордът на регулярните задачи дава моментален преглед на текущия месец/тримесечие/година за всеки тип задача.

Пример за карта на регулярна задача с просрочени задачи

Цветът на левия бордюр показва приоритета:

• Червен — има просрочени задачи
• Жълт — срокът наближава и има отворени задачи
• Тюркоаз — всички задачи са завършени
• Сив — стандартно активна задача

Потребителски форми

Всяка регулярна задача може да има специална форма с полета, попълвани от счетоводителя при изпълнение. Примери: „Дата на подаване", „Входящ номер", „Резултат".

1. 1
   Отворете регулярната задача → „Форма"

   Страницата показва текущите полета на формата (ако има такива).

2. 2
   Добавете полета

   Въведете наименование на поле (напр. „Входящ номер") и изберете тип: текст, дата или падащо меню.

3. 3
   Запазете формата

   Полетата се появяват в детайлната страница на всяка единична задача, генерирана от тази регулярна задача.

Уникални текстови полета

При текстов тип поле можете да включите опцията „Уникална стойност". Когато е активна, системата не позволява на два различни клиента в рамките на същата задача и организация да имат еднаква стойност в това поле.

Типичен пример: Поле „Входящ номер" за ДДС декларация. Всяка подадена декларация получава различен входящ номер от НАП. Ако счетоводител случайно въведе номер, вече използван за друг клиент, системата показва грешка и блокира запазването — преди грешката да доведе до последствия.

Архивиране и изтриване

Архивиране — задачата спира да генерира нови единични задачи. Съществуващите задачи остават непроменени. Архивираните задачи са достъпни от Архив → Регулярни задачи.

Изтриване — възможно само ако задачата няма добавени клиенти и няма генерирани единични задачи.

Възстановяване — от архива, бутон „Възстанови". Задачата се активира и продължава да генерира задачи от следващия период.