Клиенти

Клиентската база е основата на DISA. Всеки клиент има профил с контакти, отговорник и пълна история на задачите.

При стартиране препоръчваме импорт от Excel за добавяне на много клиенти наведнъж. Ако имате по-малко от 10 клиента, добавете ги ръчно един по един.

Добавяне на клиент

Достъпно за Администратор и Мениджър.

1

Отворете „Клиенти" от лявото меню
Вижда се списъкът с всички активни клиенти на кантората.
2

Кликнете „+ Добавяне" в горния десен ъгъл
Отваря се формата за нов клиент.
3

Изберете тип: Юридическо или Физическо лице
Типът влияе на полетата — юридическите лица имат поле за МОЛ и фирмено наименование.
4

Попълнете данните
Задължителни: Наименование и ЕИК / ЕГН. Всички останали полета са по желание.
5

Назначете Отговорник и Имейл адрес за изпращане
Отговорникът е счетоводителят, управляващ клиента. Имейл адресът се използва при изпращане на документи от задачите.
6

Запазете с „Добавяне"
Клиентът се появява в списъка и е готов за назначаване на задачи.

Импорт на клиенти от Excel

При стартиране или преминаване от друга система можете да качите до стотици клиенти едновременно с Excel файл. Достъпно за Администратор и Мениджър.

1

Изтеглете шаблона
В списъка с клиенти кликнете бутона „Импорт" → в изскачащия прозорец ще намерите линк за изтегляне на шаблона .xlsx.
2

Попълнете шаблона
Всеки ред е един клиент. Вижте формата на колоните по-долу.
3

Качете файла
Кликнете „Импорт" → изберете попълнения файл → потвърдете. Системата обработва файла и показва резултата с брой успешно добавени и пропуснати редове.

Формат на колоните

Колона	Задължително	Бележки
Тип на клиента		„Юридическо лице" или „Физическо лице"
Наименование		Пълно фирмено наименование или три имена
ЕИК / ЕГН		ЕИК (9 или 13 цифри) за фирми; ЕГН (10 цифри) за физически лица. Уникален в рамките на организацията.
ДДС номер		Трябва да започва с `BG`, последвано от ЕИК
Имейл 1		Основен имейл за контакт
Имейл 2		Допълнителен имейл
Телефон		Само цифри, минимум 10 знака
Лице за контакт		МОЛ — само за юридически лица
Адрес		Пълен адрес

Чести грешки при импорт:

Файлът не е .xlsx — запазете в правилния формат.
Дублиран ЕИК / ЕГН — редът се пропуска без грешка.
ДДС номерът не започва с BG — полето се пропуска.
Невалиден имейл формат — редът се пропуска.

Профил и редактиране

Кликнете върху reдa на клиента в списъка, за да отворите профила. От профила можете да:

видите всички данни и история на задачите,
редактирате информацията (бутон Редактирай, горен десен ъгъл),
добавяте или управлявате регулярни задачи за клиента,
добавяте вътрешни бележки, видими на всяка задача на клиента.

Бележките на клиента се показват в страничния панел на всяка единична задача, свързана с него. Използвайте ги за постоянна информация — ДДС регистрация, специфични изисквания, срокове за уведомяване.

Отговорник

Всеки клиент има точно един Отговорник — счетоводителят, управляващ отношенията с клиента. Отговорникът:

вижда клиента в своя списък (за роля Стандартен),
може да бъде настройван като изпълнител на всички задачи на клиента автоматично,
не може да бъде сменен на Ограничен потребител.

Смяна на Отговорник: Редактиране на клиент → поле „Отговорник".

При деактивиране на служител всичките му клиенти трябва да бъдат прехвърлени на друг отговорник — вижте Прехвърляне на отговорности.

Архивиране и възстановяване

Архивирайте клиенти, с които вече не работите — те се скриват от активния списък, но данните им се запазват.

При архивиране:

Всички активни конфигурации на регулярни задачи за клиента се деактивират.
Отворените единични задачи остават и могат да бъдат приключени.
Историята и документите остават достъпни от Архив → Клиенти.

За възстановяване: отидете в Архив → Клиенти → кликнете Активирай на клиента. Конфигурациите на задачите не се възстановяват автоматично — трябва да ги добавите отново.